Samen verduurzamen: goede communicatie helpt

Huis met VvE

Om samen met je VvE stappen te zetten is goede communicatie erg belangrijk. Op deze pagina vind je tips en hulpmiddelen om te zorgen dat de communicatie zo prettig en effectief mogelijk verloopt.

Verduurzamen met je VvE kan een flinke opgave zijn. Elke bewoner heeft zijn eigen belangen, wensen en (financiële) omstandigheden. Duidelijke en doorlopende communicatie zijn dan erg belangrijk om iedereen betrokken te houden bij de plannen.

Het belang van goede communicatie

Een VvE verduurzamen doe je samen. Duidelijke en open communicatie vanaf het begin van het verduurzamingsproces zorgt ervoor dat iedereen begrijpt waarom verduurzaming belangrijk is en wat de voordelen en nadelen zijn. Dat helpt bewoners om samen goede keuzes te maken en daardoor staan ze vaker positief tegenover de plannen. Dit vergroot de bereidheid om mee te doen en samen te werken.

Goede communicatie kan op veel manieren. Denk aan e-mails met updates, appgroepen en bewonersbijeenkomsten waarin plannen worden toegelicht of samen wordt nagedacht over de wensen. Door bewoners regelmatig te informeren en goed te luisteren naar hun ideeën en wensen, wordt het een plan van de hele VvE. Zo vergroot je het draagvlak en enthousiasme om samen te verduurzamen. Klik op de knop hieronder om verder te lezen over het creëren van draagvlak.

Hoe creëer je draagvlak voor verduurzaming?

Informeren én luisteren

Effectieve communicatie gaat verder dan informatie delen. Het gaat ook over goed luisteren en zorgen dat mensen zich gehoord voelen. Zeker in een VvE is het belangrijk dat leden voelen dat er naar ze geluisterd wordt en er ruimte is om hun ideeën, zorgen en vragen te delen. En dat ze daar duidelijke antwoorden op krijgen.
Hoe beter er gecommuniceerd en geluisterd wordt, hoe beter de samenwerking in jullie VvE.

Stap voor stap communiceren

Samen met je VvE verduurzamen gaat in verschillende fases. In de eerste fase oriënteer je je samen op de mogelijkheden en verzamel je veel informatie. Daarna volgt een fase van veel overleg, voordat uiteindelijk beslissingen worden genomen. Bij elke fase hoort een andere manier van communiceren. Ook de hoeveelheid communicatie zal verschillen. In het begin van het traject is het handig om vaker bij elkaar te komen om ideeën te bespreken en iedereen goed mee te nemen. In latere fases kan een korte mail of brief met een update genoeg zijn.

Doorlopende communicatie

In elke fase is het belangrijk om goed te blijven communiceren. Soms gaat het om discussies, dilemma’s en lastige beslissingen waarvoor intensief en duidelijk contact nodig is. Maar ook tijdens rustige periodes, bijvoorbeeld als er wordt gewacht op onderzoeksresultaten of offertes, blijft communicatie belangrijk om de leden betrokken en geïnteresseerd te houden. Door vooraf goed na te denken over welke informatie je wanneer en op welke manier deelt, zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte blijft en het proces soepel verloopt.

Hoe pak je het aan?

1. Betrek bewoners vroeg bij het proces

Je VvE verduurzamen kost tijd. Daarom is het belangrijk om bewoners vanaf het begin mee te nemen in het proces. Zij willen zich gehoord voelen en hun vragen moeten serieus worden genomen. Het is heel belangrijk dat bewoners goed begrijpen wat het idee achter de verduurzaming is. In deze voorbereidende fase kun je rustig samen bekijken wat er mogelijk is en wat iedereen belangrijk vindt.

2. Zorg dat iedereen zijn mening kan geven

Geef bewoners voortdurend de kans hun ideeën, wensen en vragen te delen. Organiseer regelmatig bijeenkomsten waar bewoners met elkaar kunnen praten en vragen kunnen stellen. Het is handig om een VvE-bewoner als vast aanspreekpunt aan te stellen, zodat iedereen weet bij wie zij of hij terechtkan met vragen of opmerkingen. Bij technische of ingewikkelde onderwerpen kun je ook een onafhankelijke expert uitnodigen. Deze deskundige kan inhoudelijke vragen beantwoorden en laten zien hoe andere VvE’s het verduurzamingsproces hebben aangepakt. Ook informatiepakketten of een ambtenaar van de gemeente kunnen daarbij helpen.

3. Stem communicatie af op de hele VvE

VvE-bewoners verschillen in leeftijd, achtergrond, financiële situatie en mate van betrokkenheid. Sommige bewoners willen alles weten en doen heel actief mee, anderen volgen liever op afstand. Voor de een zijn voordelen zoals comfort, gezondheid of lagere kosten het belangrijkst, voor de ander telt vooral dat verduurzaming goed is voor het klimaat. Ook communiceren mensen anders. De ene bewoner leest liever een mail of app, terwijl de ander liever persoonlijk contact wil. Het is daarom slim om informatie op verschillende manieren te delen, zodat iedereen op een manier geïnformeerd wordt die bij haar of hem past.

Het is belangrijk om de communicatie goed af te stemmen op de wensen van je VvE-leden. De één heeft genoeg aan een mailtje, de ander wil liever persoonlijk geïnformeerd worden.

4. Benadruk de voordelen van verduurzaming

Voor veel mensen is verduurzaming nog best een abstract begrip. Ze snappen het beter als je het koppelt aan voordelen die ze in hun dagelijks leven ervaren, zoals ‘meer wooncomfort’, ‘minder energie- en onderhoudskosten’, ‘lagere woonlasten’, ‘minder milieubelasting’, een ‘moderner gebouw’ of ‘hogere woningwaarde’.

5. Maak een communicatieplan

Met de hele VvE beslissen over verduurzaming kan soms net zo uitdagend zijn als het verduurzamen zelf. Goede communicatie kan het verschil maken. Daarom is het slim om een communicatieplan te maken. Een paar tips voor het opstellen van zo’n plan:

Bedenk goed wat je wil bereiken met de communicatie. Deel het proces op in fases en bepaal per fase welke informatie en boodschap je wil overbrengen en welke manier van communiceren daar het beste bij past.
Geef vanaf het begin duidelijke informatie over de stappen en houd bewoners regelmatig op de hoogte.
Schrijf in eenvoudige taal, zonder moeilijke woorden of vakjargon. Gebruik waar mogelijk foto’s, presentaties en concrete voorbeelden zodat het onderwerp echt tastbaar wordt voor de bewoners.
Gebruik een mix van online en offline communicatiemiddelen, passend bij de fase, boodschap en de bewoners.

Bekijk dit voorbeeld van een communicatieplan, de uitleg van het communicatieplan en een voorbeeld van een planning. Dat helpt jullie om vervolgens samen jullie eigen communicatieplan te maken.

6. Blijf tijdens het hele proces feedback verzamelen én geven

Stuur na elk contactmoment een korte samenvatting van wat er is besproken. Moedig leden aan om ideeën, zorgen en vragen te blijven delen. Laat zien hoe de ideeën en feedback worden gebruikt om het proces beter af te stemmen. Zo blijven alle VvE-leden onderdeel van het gezamenlijke verduurzamingstraject.