Samen verduurzamen: goede communicatie helpt

Verduurzamen met je VvE kan een flinke opgave zijn. Elke bewoner heeft zijn eigen belangen, wensen en (financiële) omstandigheden. Wil je iedereen betrekken en betrokken houden bij de plannen? Zorg dan voor duidelijke en doorlopende communicatie.

Het belang van goede communicatie

Een VvE verduurzamen doe je samen. Communiceer daarom vanaf het begin duidelijk en open. Zo zorg je ervoor dat iedereen begrijpt waarom verduurzaming belangrijk is en wat de voordelen en nadelen zijn. Dat helpt bewoners om samen goede keuzes te maken en daardoor staan ze vaker positief tegenover de plannen. Dit vergroot de bereidheid om mee te doen en samen te werken. 

Goede communicatie kan op veel manieren. Denk aan e-mails met updates of appgroepen. Maar ook aan bewonersbijeenkomsten waarin je plannen toelicht of samen nadenkt over de wensen. Als je bewoners regelmatig informeert en goed luistert naar hun ideeën en wensen, wordt het een plan van de hele VvE. Zo vergroot je het draagvlak en enthousiasme om samen te verduurzamen.

Informeren én luisteren

Effectieve communicatie gaat verder dan informatie delen. Het gaat ook over goed luisteren en zorgen dat mensen zich gehoord voelen. Zeker in een VvE is het belangrijk dat leden weten dat je naar hen luistert. En dat er ruimte is om hun ideeën, zorgen en vragen te delen. En dat ze daar duidelijke antwoorden op krijgen. 
Hoe beter VvE-leden met elkaar communiceren en naar elkaar luisteren, hoe beter de samenwerking. 

Stap voor stap communiceren

Samen met je VvE verduurzamen gaat in verschillende fases. In de eerste fase oriënteer je je samen op de mogelijkheden en verzamel je veel informatie. Daarna volgt een fase van veel overleg. En tot slot nemen jullie beslissingen.

Bij elke fase hoort een andere manier van communiceren. Ook de hoeveelheid communicatie verschilt. In het begin van het traject is het handig om vaker bij elkaar te komen. Je kunt dan ideeën bespreken en iedereen goed meenemen. In latere fases kan een korte mail of brief met een update genoeg zijn. 

Doorlopende communicatie

In elke fase goed blijven communiceren is belangrijk. Soms gaat het om discussies, dilemma’s en lastige beslissingen waarvoor veel en duidelijk contact nodig is. Maar ook tijdens rustige periodes, bijvoorbeeld als je wacht op onderzoeksresultaten of prijsopgaves, blijft communicatie belangrijk. Zo houd je leden betrokken en geïnteresseerd. Denk vooraf goed na over welke informatie je wanneer en op welke manier deelt. Dan blijft iedereen op de hoogte en verloopt de communicatie soepel.

Hoe pak je het aan?

1. Betrek bewoners vroeg bij het proces

Je VvE verduurzamen kost tijd. Daarom is het belangrijk om bewoners er vanaf het begin in mee te nemen. Zij willen dat je naar hen luistert en hun vragen serieus neemt. Het is heel belangrijk dat bewoners goed begrijpen waarom hun VvE wil verduurzamen. In deze voorbereidende fase bekijk je rustig samen wat er mogelijk is en wat iedereen belangrijk vindt.

2. Zorg dat iedereen zijn mening kan geven

Geef bewoners voortdurend de kans hun ideeën, wensen en vragen te delen. Organiseer regelmatig bijeenkomsten waarin ze met elkaar kunnen praten en vragen kunnen stellen. Het is handig om een VvE-bewoner als vast aanspreekpunt aan te stellen. Dan weet iedereen bij wie hij of zij terechtkan met vragen of opmerkingen. Bij technische of ingewikkelde onderwerpen kun je ook een onafhankelijke expert uitnodigen. Deze specialist kan inhoudelijke vragen beantwoorden. Ook kan hij laten zien hoe andere VvE’s hun verduurzaming hebben aangepakt. Ook informatiepakketten of een ambtenaar van de gemeente kunnen daarbij helpen. 

3. Stem communicatie af op de hele VvE

VvE-bewoners verschillen in leeftijd, achtergrond, financiële situatie en mate van betrokkenheid. Sommige bewoners willen alles weten en doen heel actief mee. Anderen volgen liever op afstand. Voor de een zijn voordelen, zoals comfort, gezondheid of lagere kosten, het belangrijkst. Voor de ander telt vooral dat verduurzaming goed is voor het klimaat. Ook communiceren mensen anders. De ene bewoner leest liever een mail of app, terwijl de ander liever persoonlijk contact wil. Het is daarom slim om informatie op verschillende manieren te delen. Dan krijgt iedereen de informatie op een manier die bij hem of haar past.

4. Benadruk de voordelen van verduurzaming

Voor veel mensen is verduurzaming nog best een onduidelijk begrip. Ze snappen het beter als je het koppelt aan voordelen die ze in hun dagelijks leven ervaren. Denk aan meer wooncomfort, minder energie- en onderhoudskosten, lagere woonlasten, minder milieubelasting, een moderner gebouw of hogere woningwaarde.

5. Maak een communicatieplan

Met de hele VvE beslissen over verduurzaming is soms net zo uitdagend als het verduurzamen zelf. Goede communicatie kan het verschil maken. Daarom is het slim om een communicatieplan te maken. Een paar tips voor het opstellen van zo’n plan:

• Bedenk goed wat je wilt bereiken met de communicatie. Deel het proces op in fases. Bepaal per fase welke informatie en boodschap je wilt overbrengen. En bedenk welke manier van communiceren daar het beste bij past.
• Geef vanaf het begin duidelijke informatie over de stappen. Houd bewoners regelmatig op de hoogte.
• Schrijf in eenvoudige taal, zonder moeilijke woorden of vakjargon. Gebruik waar mogelijk foto’s, presentaties en concrete voorbeelden. Dan wordt het onderwerp duidelijker voor de bewoners.
• Gebruik een mix van online en offline communicatiemiddelen, die past bij de fase, boodschap en de bewoners. 

Bekijk dit voorbeeld van een communicatieplan, de uitleg van het communicatieplan en een voorbeeld van een planning. Dat helpt jullie om vervolgens samen jullie eigen communicatieplan te maken.

6. Blijf tijdens het hele proces feedback verzamelen én geven

Stuur na elk contactmoment een korte samenvatting van wat er is besproken. Moedig leden aan om ideeën, zorgen en vragen te blijven delen. Laat zien hoe je ideeën en feedback gebruikt om het proces beter af te stemmen. Zo blijven alle VvE-leden onderdeel van het gezamenlijke verduurzamingstraject. 

Communicatiemiddelen

Milieu Centraal ontwikkelde verschillende communicatiemiddelen die je voor jouw VvE kunt gebruiken: 

• Praatplaat 'Verduurzamingsmaatregelen' (.pdf)
• Praatplaat 'Ons gebouw in de toekomst' (.pdf)
• Gesprekskaartjes (.pdf)
• Verschillende ervaringsverhalen (zie hieronder)