Stappenplan verduurzamen met je VvE

Een duidelijk doel voor later

Misschien heb je al een concreet idee bij het verduurzamen van jullie gebouw en denk je bijvoorbeeld: ik wil zonnepanelen. Of je hebt juist nog geen flauw idee en bent op deze pagina zoek naar ideeën. Wat je startpunt ook is, bij iedere VvE-verduurzaming is het belangrijk om eerst een stap terug te doen.

Begin met vragen stellen aan iedereen in je VvE, zoals:

• Wat willen we?
• Hoe ziet jouw ideale appartement eruit?
• Waar ben je tevreden over?
• En wat wil je verbeteren?

Stel deze vragen heel open en aan iedereen. Denk samen na, dan krijg je iedereen het beste mee.

Het is belangrijk dat het gesprek verdergaat dan verduurzaming alleen. Misschien wil jouw buurman bijvoorbeeld graag nieuwe kozijnen, omdat deze er slecht aan toe zijn. Dat geeft jullie de kans om samen ook gelijk na te denken over isolatieglas. Of je kunt de wens voor onderhoud aan het lekkende dak combineren met het plaatsen van dakisolatie en het leggen van zonnepanelen. Door samen te dromen, zet je een stip aan de horizon: een toekomstdoel waar je met elkaar naartoe kunt werken.

Projectgroep oprichten

Het is in deze stap ook slim om een projectgroep samen te stellen. Dit kan het bestuur van de VvE zijn. Maar vaak is het beter om hiervoor enthousiaste bewoners te zoeken. Zoek vooral mensen met aanstekelijk enthousiasme en een open blik. Later in het proces heb je mensen met andere vaardigheden nodig, bijvoorbeeld technisch of financieel. Dan kan de projectgroep nog iets veranderen of uitbreiden.

Hulp in deze fase

Je kunt in deze fase al laagdrempelig advies zoeken. Bijvoorbeeld in de vorm van een meeloopadvies. Schakel hiervoor nog geen aannemer in, maar zoek een onafhankelijk adviseur.

Hoe staat je VvE ervoor?

In de oriëntatiefase is het ook handig om te bedenken hoe de VvE ervoor staat. Denk bijvoorbeeld aan:

• Onderhoud en gebreken: wat is de huidige staat van het gebouw? Welk onderhoud staat er de komende jaren op de planning? Zijn er andere gebreken die we moeten aanpakken?
• Financiën: hoeveel geld heeft de VvE?
• Samenstelling VvE: wie zitten er in de VvE? Hoe staan zij tegenover verduurzaming? Welke mensen liggen vaak dwars tijdens de alv? Welke rol spelen zij in de VvE? En hebben de leden geld om te investeren in verduurzaming?
• Woonplezier: zijn mensen tevreden over hun appartement? Wat willen ze graag anders zien?
• Organisatie van de VvE: hoe is de VvE georganiseerd? Wie beheert het pand? Wie zitten er in het bestuur? Is er jaarlijks een alv? Welke verzekeringen heeft de alv?
• Juridisch: op welk modelreglement is onze splitsingsakte gebaseerd? Welke regels staan er in de splitsingsakte voor renovatie en nieuwe installaties? Welke delen van het gebouw zijn privé en gemeenschappelijk? Vanaf welk bedrag moet de alv stemmen? Welke regels gelden hiervoor?

Op welke manieren kun je allemaal verduurzamen?

Er zijn veel dingen die je kunt doen als VvE om te verduurzamen. Het dak isoleren bijvoorbeeld, een warmtepomp plaatsen of zonnepanelen nemen. Lees hier welke verduurzamingsopties er allemaal zijn.

Tip: bekijk de transitievisie warmte van jouw gemeente. Hierin staat welke maatregelen de gemeente wil nemen om jouw wijk aardgasvrij te maken. Misschien wil de gemeente bijvoorbeeld een warmtenet aanleggen om het gebouw mee te verwarmen. Dan is het niet handig als jullie warmtepompen kopen.

Informatiebijeenkomst

Nu ben je klaar voor een informatiebijeenkomst. Hierin bespreek je met de VvE wat de wensen zijn voor de verduurzaming van het gebouw. Je beslist nog niets. Het doel van deze bijeenkomst is om elkaar te inspireren.

De volgende stap: energieadvies

Je weet nu wat de VvE wil, in stap 2 van de verduurzaming zoek je uit wat er kan. Dat doe je in de vorm van een energieadvies. In dit advies staan verschillende scenario’s voor de verduurzaming. Naast energieadvies kun je ook een duurzaam meerjarig onderhoudsplan (dmjop) laten opstellen.

Ook kun je een procesbegeleider inhuren. Deze helpt de VvE door de hele verduurzaming heen. Dat is zeker geen overbodige luxe.

Voor het energieadvies kun je SVVE-subsidie aanvragen.

Algemene ledenvergadering

Het uitbrengen van een energieadvies kost geld, dus daar moet de algemene ledenvergadering (alv) over stemmen. Organiseer daarom een alv om formeel toestemming te vragen voor een verkenning naar de verduurzaming van het gebouw. Het is belangrijk dat je goed duidelijk maakt dat het om een onafhankelijke verkenning gaat. Je stemt dus nog niet in met de maatregelen zelf.

Een verkennend energieadvies

In de tweede stap van de verduurzaming verken je verschillende verduurzamingsopties.

• Hoe zuinig is het gebouw nu?
• Welke energiebesparende maatregelen kunnen we nemen?
• Wat kosten die? 
• En wat besparen we er mee?

Om antwoord op deze vragen te krijgen, vraag je een energieadvies aan. Vaak heet dit een maatwerkadvies. Maar er zijn ook andere namen voor. Vraag bij een onafhankelijk adviseur naar een advies dat meerdere mogelijkheden naast elkaar zet. In dit overzicht vind je gekwalificeerde adviseurs.

Naast energieadvies kun je ook een een duurzaam meerjarig onderhoudsplan (dmjop) laten op stellen.

Procesbegeleider

Ook kun je een procesbegeleider inhuren. Deze helpt de VvE door het hele verduurzamingsproces heen. Kleine en grote VvE’s kunnen procesbegeleiding inschakelen. Voor het energieadvies en procesbegeleiding kun je SVVE-subsidie aanvragen.

Financiering

Door de VvE te verduurzamen bespaar je een hoop energie en wordt de energierekening lager. Tegelijk stijgt de waarde van de appartementen. Maar eerst ga je investeren. Soms heeft de VvE veel geld gespaard en kun je hier (een deel) mee betalen. Maar vaker moet je geld bijleggen. Je kunt de verduurzaming betalen met een combinatie van:

1. Het reservefonds. Hierin zit het eigen geld van de VvE. Dit is eigenlijk haast nooit genoeg voor de hele verduurzaming, maar is soms wel te gebruiken voor de opstartkosten.
2. Subsidies voor verduurzaming. Lees meer over subsidies en leningen.
3. Een lening bij het Nationaal Warmtefonds of de gemeente. De kosten die je bespaart op energie, kun je gebruiken voor het afbetalen van de lening. Goed om te weten: de VvE gaat de lening aan, niet de eigenaren zelf. Als je verhuist, hoef je dus niet meer voor de lening te betalen.
4. Een eenmalige bijdrage. Alle leden leggen dan een deel van hun spaargeld in, of verhogen hun eigen hypotheek. Zo dekken ze de kosten.
5. Een verhoging van de servicekosten. Door iedere maand een extra bedrag te sparen, bouw je een potje op voor de verduurzaming. Houd er wel rekening mee dat dit lang kan duren.

Vergunningen & transitievisie warmte

Voor sommige verduurzamingsmaatregelen is een omgevingsvergunning nodig. Controleer op de website van het Omgevingsloket of je inderdaad een omgevingsvergunning nodig hebt.

Bekijk ook de transitievisie warmte van jouw gemeente om te zien welke plannen de gemeente heeft voor jouw wijk.

De projectgroep in deze fase

Het kan daarom slim zijn om de projectgroep uit te breiden met mensen met technische en financiële kennis.

Informatiebijeenkomst

Er liggen nu een aantal mogelijkheden op tafel. Presenteer deze aan de VvE in een informatiebijeenkomst. Zorg dat de bijeenkomst puur informatief is. Dan hebben de leden hierna de tijd om alles te laten bezinken.

Algemene ledenvergadering

Breng een paar weken na de informatiebijeenkomst de VvE weer samen in een alv. Tijdens deze alv beslissen de leden welke mogelijkheid de voorkeur heeft. Dit kunnen ook meerdere mogelijkheden zijn.

Ook stemmen de leden over de volgende stap: het verdiepingsonderzoek. Zij stemmen dus nog niet voor het uitvoeren van de maatregelen, alleen of er geld wordt uitgegeven aan het benodigde onderzoek hiervoor. Het doel van dit onderzoek is om een antwoord te krijgen op de vraag: hoe kunnen we het aanpakken?

In stap 2 hebben jullie verschillende mogelijkheden uitgedacht en er één of meerdere gekozen. In stap 3 werk je deze in detail uit. Je gaat met allerlei experts om tafel voor een doorgerekend plan. Dit plan vat je samen in een programma van eisen. Dat kun je in stap 4 voorleggen bij verschillende uitvoerders.

De juiste mensen

In deze fase heb je veel verschillende soorten kennis nodig. Bouwkundige, energetische en juridische kennis bijvoorbeeld. Het is daarom belangrijk dat je op zoek gaat naar de juiste mensen om de projectgroep aan te vullen. De kans is groot dat externe hulp hierbij nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de volgende mensen:

• Een procesbegeleider die het project vanaf hier trekt en de VvE verbindt
• Een bouwkundig adviseur die een technisch ontwerp maakt
• Een energetisch expert die de energiebesparing doorrekent
• Een financieel expert die het kostenplaatje uitdenkt
• Een juridisch expert die zorgt dat jullie alle afspraken op de juiste manier maken

Lees meer over wie bij welke stap in het proces kan helpen.

Een doorgerekend plan

Samen met dit team ga je op onderzoek uit. Hoe zit de constructie van het gebouw in elkaar? Welke technische installaties sluiten het beste aan? Kunnen we inderdaad een lening krijgen? En wat staat er eigenlijk in het bestemmingsplan?

Op basis van dit onderzoek maak je een doorgerekend plan met daarin een ontwerp en een begroting.

Informatiebijeenkomst

Het doorgerekende plan leg je de VvE-leden voor tijdens een informatiebijeenkomst. Het is opnieuw slim om deze te scheiden van de alv. Dan is er genoeg tijd om de plannen in detail door te nemen en te laten bezinken.

Algemene ledenvergadering

Bij de alv besluit de VvE of de volgende stap kan worden gezet: het aanvragen van offertes. Eventueel kan de alv ook een budget afspreken. De verduurzaming is weer een stap dichterbij.

In deze stap vraag je offertes aan.

Met hulp een werkomschrijving maken

Ook in deze stap heeft de projectgroep veel externe hulp nodig. Denk bijvoorbeeld aan de hulp van een architect, een bouwbegeleider, constructeur en aannemer. Met deze partijen maak je samen een werkomschrijving: wat willen dat er gebeurt? Een werkomschrijving is nodig bij het aanvragen van offertes. Zo kan de VvE een heldere vraag bij de uitvoerders neerleggen en verklein je de kans op misverstanden over wat er moet worden gedaan.

Tip: vraag in de werkomschrijving ook om een veiligheidsplan. De VvE is namelijk verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de uitvoerders en bewoners tijdens de bouw.

Offertes aanvragen

Met behulp van de werkomschrijving kun je offertes gaan aanvragen bij verschillende uitvoerders. Vraag minstens 3 offertes aan. Kies bij voorkeur voor uitvoerders die ervaring hebben met VvE’s.

Offertes vergelijken

Offertes zijn steeds net wat anders ingedeeld. Het is vaak best lastig om ze met elkaar te vergelijken. Tip: maak een spreadsheet waarin je de kosten uit de verschillende offertes naast elkaar zet. Wat betaal je bijvoorbeeld voor arbeid? En voor materiaalkosten? Door alle aspecten op een rij te zetten, kun je de uitvoerders beter vergelijken.

Let ook op:

• De geldigheidsduur van de offerte en ontbindende voorwaarden
• Keurmerken en garantievoorwaarden
• Betalingstermijnen. Zijn ze haalbaar voor de VvE?
• De omschrijving van de werkzaamheden. Is die duidelijk?
• Algemene voorwaarden
• Bescherming bij faillissement
• De aanwezigheid van een veiligheidsplan

Tip: vraag andere VvE’s naar hun ervaringen met de uitvoerders.

Definitief plan van aanpak maken

Het is vaak zo dat de offertes iets hoger uitvallen dan verwacht. Na het aanvragen van de offertes maak je daarom een definitief plan van aanpak dat je kunt voorleggen bij de VvE.

Vaak is het fijn om meerdere bijeenkomsten te houden, waarbij je de plannen en offertes bespreekt. Ook de externe adviseurs, zoals de architect, kunnen uitleg komen geven. Zo is iedereen goed op de hoogte.

Algemene ledenvergadering: het definitieve besluit

Tijdens deze alv wordt de knoop doorgehakt: gaan we het doen? Er moet worden gestemd over verschillende dingen:

• Gaan we een opdracht verstrekken? En aan wie?
• De begroting
• Besluit van financiering
• Aanpassing VvE-bijdrage

Na deze alv is duidelijk of de verduurzaming echt van start kan gaan.

Financiën en vergunningen regelen

De alv is akkoord! Tijd om de financiën en de vergunningen te regelen. Zorg dat je dit ruim op tijd doet voor de uitvoering start.

Contract opstellen

Dan is het tijd om een contract te maken met de gekozen uitvoerder. Zorg dat je in dit contract heel heldere afspraken maakt over:

• De werkzaamheden
• De betaling
• De duur van de verbouwing
• Materialen
• De afwerking
• Ontbindende voorwaarden
• De garantie
• Algemene voorwaarden
• Wat te doen bij een faillissement?

Let op dat je nog geen betalingsverplichting aangaat voor de financiering rond is.

Het moment is daar: de uitvoer gaat beginnen! Ook in deze fase heb jij met je VvE nog taken.

Bouwbegeleiding

Een bouwbegeleider kan helpen om de bouw soepel te laten verlopen. Hij houdt vergunningen en afspraken in de gaten. Dat verkleint de kans op vertraging en extra kosten. Ook is de bouwbegeleider een betrouwbare tussenpersoon tussen de VvE en aannemers. Daardoor gaat de communicatie soepel en is er minder kans op mogelijke conflicten.

Planning maken

Op basis van de informatie van de uitvoerder kun je een planning maken. Zo weet iedereen waar en wanneer welke werkzaamheden plaatsvinden. Een planning helpt ook bij het controleren van de bouw. Deel de planning het liefst via verschillende kanalen: bijvoorbeeld via een nieuwsbrief en uitgeprint in gemeenschappelijke ruimten.

Controleren voor je start

• De VvE moet voldoen aan de Arbowet. Zorg daarom dat er een duidelijk veiligheidsplan is voor de uitvoer start. Je kunt dit aanvragen bij de uitvoerende partij.
• Als er een omgevingsvergunning nodig is, is het belangrijk om in de gaten te houden of deze er is en of de bezwaartermijn verlopen is.
• Zijn alle verzekeringen op orde? Denk aan de aansprakelijkheidsverzekering, opstalverzekering, bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstandverzekering.

Blijf communiceren

Tijdens de uitvoer gebeurt er heel veel tegelijk. Duidelijke communicatie met de bewoners en de uitvoerende partijen is daarom belangrijk. Spreek goed af wie hier verantwoordelijk voor is. Dit kan een bouwbegeleider zijn of iemand uit de projectgroep.

Oplevering

Tijdens de oplevering bekijk je samen met de uitvoerder of de verduurzaming goed is uitgevoerd. Dit is een officieel moment. Zorg daarom dat je alle gebreken goed benoemt en vastlegt in een opleveringsrapport. Het is fijn ls je een checklist bij de hand hebt. Dan weet je waar je op moet letten.

Garanties en gebreken

Na de oplevering is de uitvoerder nog aansprakelijk voor (verborgen) gebreken. In het contract staat voor hoelang. Vaak is de aansprakelijkheidstermijn voor verborgen gebreken 5 jaar en voor ernstige gebreken 20 jaar. Daarnaast kunnen er garanties gelden voor specifieke onderdelen van de verbouwing. Kijk hiervoor in je contract.

Tip: sla het contract goed op, zodat je het ook in de toekomst goed kunt terugvinden.

Herlabeling energielabels

Door de verduurzaming zijn de appartementen energiezuiniger geworden. Hierdoor wordt vaak ook het energielabel beter. Het is daarom handig om nieuwe energielabels aan te vragen. Wanneer je deze koopt voor alle appartementen in de VvE tegelijk, ben je goedkoper uit.

Hertaxatie

Door de verduurzaming stijgt vaak de waarde van het gebouw. Dit heeft gevolgen voor de opstalverzekering. Laat daarom een hertaxatie uitvoeren, zodat de VvE goed verzekerd is bij bijvoorbeeld brand.

Herziening mjop en dmjop

Na de verduurzaming verandert het onderhoudsplan vaak. Sommige onderhoudswerkzaamheden zijn niet langer nodig. En ander onderhoud, bijvoorbeeld aan de nieuwe installaties, moet worden toegevoegd.