Hoe worden besluiten in de ALV genomen?
Steeds meer mensen willen hun appartementsgebouw verduurzamen. Hier neem je samen met je VvE besluiten over in de algemene ledenvergadering (ALV). Hoe werkt dit precies?
Een ALV is een vergadering die wordt georganiseerd om besluiten binnen de VvE te nemen. In een ALV wordt er gestemd over een of meerdere voorstellen. Deze voorstellen worden dan óf wel óf niet aangenomen.
Op de ALV zijn alle VvE-leden welkom. De VvE-leden zijn de eigenaren van de appartementen: huurders zijn geen lid van de VvE.
Wie mag stemmen in de ALV?
De appartementseigenaars zijn de leden van de VvE en mogen stemmen in de ALV. Huurders mogen geen stem uitbrengen. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen ieder van de appartementseigenaars in de ALV kan uitbrengen.
Het is niet altijd zo dat iedere eigenaar maar één stem heeft. Soms hebben eigenaren meer stemmen – bijvoorbeeld omdat ze een groter appartement hebben. Ook krijg je meer stemmen als je meer woningen bezit. Hoeveel stemmen iedereen heeft, kun je teruglezen in de splitsingsakte.
Moet je aanwezig zijn bij de ALV om te stemmen?
Je hoeft niet bij een ALV aanwezig te zijn om te kunnen stemmen: je kunt ook iemand anders namens jou laten stemmen (machtigen). Het maakt niet uit wie dat is, ook al is diegene geen eigenaar. In sommige gevallen mag het geen VvE-bestuurder zijn, kijk hiervoor in je splitsingsakte.
Aan het begin van een ALV moeten appartementseigenaars een presentielijst tekenen en telt de voorzitter de aanwezige stemmen en stemmen door volmacht. Zo is direct duidelijk of er genoeg stemmen zijn om besluiten te nemen. Als er niet genoeg stemmen zijn, kan de vergadering worden gebruikt voor bijvoorbeeld overleg.
Hoeveel stemmen moeten er op de ALV zijn? En wanneer heb je een meerderheid?
Bij het nemen van besluiten binnen de ALV wordt er naar twee dingen gekeken:
-
Hoeveel stemmen er op de ALV aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Dit wordt ook wel het quorum of aanwezigheidsvereiste genoemd.
-
Hoeveel van de stemmen voor of tegen een voorstel zijn uitgebracht. Dit wordt ook wel het meerderheidsvereiste genoemd. Voor verduurzamingsbesluiten zijn er in het algemeen twee soorten meerderheidsvereisten van belang: volstrekt en gekwalificeerd.
Wat is een quorum?
Het splitsingsreglement van de VvE bepaalt hoeveel stemmen er op de ALV aanwezig (of vertegenwoordigd door volmacht) moeten zijn om een besluit te kunnen nemen. Dit heet het quorum of aanwezigheidsvereiste. Als er niet genoeg stemmen op de ALV aanwezig (of vertegenwoordigd door volmacht) zijn, dan kan er geen besluit worden genomen in deze ALV.
Er is niet altijd een aanwezigheidsvereiste of quorumeis. Dat verschilt per splitsingsreglement en per soort besluit.
-
Voorbeeld van een quorumeis
De quorumeis is 2/3e. Er kunnen in totaal 100 stemmen in je VvE worden uitgebracht. Dan moeten minstens 67 stemmen op de ALV aanwezig of vertegenwoordigd zijn om een besluit te kunnen nemen.
Wat is een volstrekte meerderheid?
Het splitsingsreglement van de VvE bepaalt ook welke meerderheid nodig is om een bepaald besluit aan te nemen. De meeste besluiten zijn geldig als meer dan de helft van de stemmen die gegeven worden (de helft plus 1) vóór een besluit is. Dit heet ook wel een ‘volstrekte meerderheid’.
-
Voorbeeld van een stemming met een volstrekte meerderheid (zonder quorumeis)
Er kunnen in totaal 100 stemmen in je VvE worden uitgebracht. Op de ALV zijn 41 van de 100 stemmen aanwezig. Dan moeten minstens 21 stemmen vóór het voorstel zijn om een volstrekte meerderheid te halen.
Wat is een gekwalificeerde meerderheid?
Soms is een grotere meerderheid van stemmen nodig. Dit gebeurt als het om grotere besluiten gaat. Denk aan flinke verbouwingen die veel geld kosten. Dan staat in de modelreglementen dat er een ‘gekwalificeerde meerderheid’ nodig is. Dat betekent bijvoorbeeld dat 2/3e of 3/4e van het aantal uitgebrachte stemmen vóór het voorstel moet zijn.
-
Voorbeeld van een stemming met een gekwalificeerde meerderheid (zonder quorumeis)
De gekwalificeerde meerderheid in jouw VvE is 3/4e. Er kunnen in totaal 100 stemmen in je VvE worden uitgebracht.
Op de ALV zijn 90 van de 100 stemmen aanwezig. Dan moeten minstens 68 stemmen vóór het voorstel zijn om de gekwalificeerde meerderheid te halen. 68 is namelijk meer dan 3/4e van de 90 aanwezige stemmen.
-
Voorbeeld van een stemming met gekwalificeerde meerderheid (met quorumeis)
De quorumeis is 2/3e. Er kunnen in totaal 100 stemmen in je VvE worden uitgebracht. Dan moeten minstens 67 stemmen op de ALV aanwezig of vertegenwoordigd zijn om een besluit te kunnen nemen. Dat is namelijk meer dan 2/3e van 100.
De gekwalificeerde meerderheid is in dit voorbeeld ook 2/3e.
Op de ALV zijn 90 van de 100 stemmen aanwezig. De quorumeis is dus gehaald, want er zijn minstens 67 mensen. Om de gekwalificeerde meerderheid van 2/3e ook te behalen, moeten minstens 60 van de 90 van de stemmen vóór het voorstel zijn om de gekwalificeerde meerderheid te halen.
Het wordt heel lastig om een quorum te behalen als er niet zoveel mensen naar de ALV komen. Daarom is het heel belangrijk om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk buren betrokken zijn bij de VvE.
Welke meerderheid heb je nodig voor verduurzamen binnen je VvE?
Verduurzaming, zoals isolatie of zonnepanelen aanbrengen, valt meestal niet onder het normaal onderhoud van de VvE. Daarom heb je meestal een gekwalificeerde meerderheid nodig met een bepaald aanwezigheidsvereiste (quorum). Bekijk in je splitsingsreglement wat dit precies moet zijn.
Soms kan een verduurzamingsmaatregel ook een gevolg zijn van normaal onderhoud. Het dak moet bijvoorbeeld worden vervangen, en je VvE besluit meteen dakisolatie aan te brengen. Als dat het geval is én er is genoeg geld voor de uitvoering daarvan gereserveerd, dan kan de VvE dit besluit vaak ook nemen met een volstrekte meerderheid. Vaak moet er dan ook een aanwezigheidsvereiste (quorum) gehaald worden, maar dit verschilt per modelreglement.
Andere voorbeelden van verduurzamingsmaatregelen die onderdeel kunnen zijn van normaal onderhoud:
- enkel glas vervangen door HR++-glas tijdens gepland schilder- of kozijnonderhoud.
- spouwmuurisolatie aanbrengen als de gevel toch al gerepareerd of opnieuw gevoegd moet worden.
- energiezuinige LED-verlichting plaatsen bij het vervangen van de verlichting in gemeenschappelijke ruimten.
Welke soorten stemmen in een ALV zijn er?
Als er een voorstel wordt gedaan tijdens de ALV, mogen alle aanwezige leden daarover stemmen. Er zijn verschillende soorten stemmen die je kunt uitbrengen.
Je bent het eens met het voorstel, dus je stemt voor.
Je bent het niet (helemaal) eens met het voorstel, dus je stemt tegen. Bij de ALV is er altijd ruimte om uit te leggen wat je bezwaren zijn. Mogelijk kun je bij een latere ALV dan stemmen voor of tegen het aangepaste voorstel.
Je geeft aan dat je niet wilt stemmen. Dit doe je meestal als je niet voor of tegen bent en de keuze over laat aan de andere leden. Dit kan invloed hebben op de uitslag, omdat een meerderheid dan soms niet gehaald kan worden. Lees meer over hoeveel stemmen je nodig hebt.
Wat als er evenveel stemmen voor als tegen zijn in een ALV?
Als er evenveel stemmen voor als tegen een voorstel zijn uitgebracht, bepalen de modelreglementen dat het voorstel niet is aangenomen. Dit heet een ‘staking van stemmen’. Het is mogelijk om het voorstel aan te passen, zodat er in een volgende ALV weer over gestemd kan worden, maar er kan ook besloten worden om niet verder te gaan met het voorstel.
Kun je ook een digitale of hybride ALV houden?
Het is (nog) niet mogelijk om een ALV volledig digitaal te houden. Dit komt doordat die mogelijkheid nog niet in de modelreglementen staat. De overheid werkt aan een nieuwe wet, zodat er wel volledig digitaal kan worden vergaderd. Het is niet bekend wanneer deze wet precies ingaat.
In het modelreglement van 2017 staat wel dat je hybride kunt vergaderen en stemmen. Er komen dan wel leden bij elkaar voor de ALV, maar er sluiten ook leden digitaal aan. Een volledig digitale vergadering is nog niet mogelijk.
Als de nieuwe wet ingaat, kunnen alle VvE’s digitaal of hybride vergaderen. Maar het wordt niet verplicht: de VvE kan zelf kiezen of de ALV fysiek, hybride of volledig digitaal wordt houden.
Kan de VvE ook besluiten nemen zonder dat een ALV wordt gehouden?
Buiten de ALV kan er soms een besluit worden genomen: dat mag alleen als alle leden het met elkaar eens zijn. Het besluit moet dus unaniem zijn. Bijvoorbeeld: een VvE bestaat uit drie leden en alle drie de leden zijn vóór een voorstel. Dan kunnen ze besluiten ermee verder te gaan, ook al zijn ze niet in een (geldig opgeroepen) ALV bij elkaar zijn gekomen. Het bestuur moet wel weten dat het besluit buiten de ALV zal worden genomen.
Wie maakt de notulen tijdens de ALV?
In elke ALV worden notulen gemaakt. In de modelreglementen zijn de regels opgenomen over wie dat doet. Meestal beslist het bestuur dit.
De notulen worden in het algemeen ondertekend door minstens één bestuurder en door de voorzitter van de ALV (als diegene geen bestuurder is). Dit gebeurt direct nadat ze klaar zijn.
Daarna kunnen ze aan de leden worden toegestuurd en in de eerstvolgende ALV worden goedgekeurd. Iedere appartementseigenaar mag de notulen inzien.