Een ALV oproepen: hoe doe je dit als VvE?
Moet er binnen je VvE een besluit worden genomen? Dan doet de ALV (algemene ledenvergadering) dit. Maar de ALV moet eerst georganiseerd worden. Alle leden worden daarvoor uitgenodigd. Dat wordt ‘oproepen’ genoemd. Hoe werkt dit precies?
Op deze pagina lees je hoe dit proces in het algemeen verloopt. De exacte regels verschillen per VvE: je leest ze terug in je splitsingsakte.
Wie moet de ALV oproepen?
Het bestuur van de VvE stuurt de uitnodiging voor de ALV.
Wat als VvE-leden een ALV willen organiseren?
Soms willen een aantal eigenaars het initiatief nemen voor een ALV. Meestal vragen zij het bestuur dan om een ALV bijeen te roepen. Volgens de meeste modelreglementen moeten deze eigenaars samen minstens 10% van het totaal aantal stemmen kunnen uitbrengen om dit verzoek aan het bestuur te mogen doen.
Als ze samen minder dan 10% van het totaal aantal stemmen hebben, mag het bestuur hun verzoek weigeren en kunnen de eigenaars zelf ook geen ALV bijeenroepen.
Hoe vaak wordt een ALV gehouden?
Een ALV wordt minstens één keer per jaar gehouden, maar vaker kan ook: zo vaak als het bestuur of de voorzitter van de ALV dat nodig vindt. In het splitsingsreglement staat meer over de regels voor oproepen bij jouw VvE. Vaak moet de meerderheid van het bestuur stemmen voor het organiseren van een ALV.
Hoe moet de ALV worden opgeroepen?
De oproep wordt altijd schriftelijk gedaan, zodat de VvE-leden het kunnen nalezen. Volgens de meeste modelreglementen krijgen alle eigenaars een uitnodiging op hun woonadres. Het mag volgens de meeste reglementen ook per e-mail, maar alleen als het VvE-lid dit goed vindt. De e-mail kan ook tegelijkertijd naar één e-mailadres van meerdere eigenaars die samen een appartement delen worden gestuurd, als zij één mailadres aan het bestuur hebben opgegeven.
Er zijn ook splitsingsreglementen waarin staat dat het oproepen per e-mail niet mag: kijk in jouw reglement wat voor jouw VvE geldt.
Wat is de oproeptermijn?
Hoe lang van tevoren de ALV moet worden opgeroepen, verschilt per VvE. Je vindt de termijn in je splitsingsreglement. Volgens de modelreglementen varieert het tussen de 8 en 15 dagen, de dag van de oproep en de dag van de vergadering worden niet meegerekend. Dit is de minimale tijd die ertussen moet zitten, de uitnodiging kan natuurlijk ook langer van tevoren worden gestuurd.
Welke stukken moet je meesturen voor een ALV?
Het bestuur van de VvE moet voor iedere ALV stukken meesturen. Voor veel VvE’s is dat in ieder geval de uitnodiging (oproeping) en de agenda. Soms worden ook de vergaderstukken alvast meegestuurd: kijk in jouw splitsingsreglement wat bij jouw VvE van toepassing is.